Modalités et organisation du télétravail, congés, paiement des salaires et des vacations… La période inédite que nous vivons engendre de nombreuses interrogations pour le personnel, auxquels nous tentons de répondre dans cette Foire aux questions (FAQ), de façon la plus exhaustive possible.
L’Autorisation spéciale d’absence (ASA) : qui peut en bénéficier ? A quelles conditions ? Quelle est la procédure ? Peut-elle être partielle (ex. mi-temps pour les parents) ? A qui la renvoyer ?
Depuis le début des mesures de confinement, vous pouviez déjà bénéficier d’une Autorisation spéciale d’absence (ASA) dans plusieurs cas de figures, si :
- vous avez un enfant à charge de moins de 16 ans dont l’établissement scolaire ou la crèche fait l’objet d’une fermeture administrative ;
- vous assistez un ascendant, un descendant ou un proche malade ;
- vous êtes une personne à la santé fragile, que vous avez besoin d’un éloignement du milieu professionnel habituel pour limiter l’exposition au Covid19, et/ou en cas de risque particulier lié à une pathologie chronique notamment, sur signalement du médecin traitant ou à titre conservatoire du médecin de prévention ;
- vous avez été en contact avec des personnes présentant de hauts risques de contamination,
- votre mission n’était pas éligible au télétravail.
Pour faire valoir votre droit à une ASA, vous devez renseigner la déclaration sur l’honneur et la transmettre à votre supérieur hiérarchique.
- Un dispositif spécifique pour les personnels dont les missions ne sont pas éligibles au télétravail et qui sont confrontés à la maladie est mis en place :
Désormais les ASA en cas d'impossibilité de télétravail ne concernent plus que les personnes qui n’ont pas la possibilité de télétravailler et qui présentent des problématiques de santé, ou qui sont en confinement car en contact avec un cas confirmé. Dans ce cas, vous envoyez un courriel à service.medical@unistra.fr, faisant état de votre situation particulière (accompagné d’un certificat médical dans la mesure du possible, mais de manière non obligatoire) et de votre impossibilité de travailler à distance. Cette démarche vaudra alors attestation sur l'honneur. Le médecin de prévention de l’université fera ensuite lien avec la Direction des ressources humaines (DRH) qui établira une ASA. Compte tenu de la situation, le document ne vous parviendra pas immédiatement, mais l’ASA prend effet à compter de la réception du courrier électronique de confirmation du médecin de prévention.
Pour de plus amples informations sur l’ASA, vous trouverez ici la procédure RH détaillée.
A qui m’adresser s’il me manque des outils (logiciel, matériel) ?
Vous faites un point de situation avec votre responsable hiérarchique direct ou, à défaut, avec le responsable de votre structure d’affectation sur vos besoins et les ressources informatiques à votre disposition, et privilégiés au sein de votre équipe. Vous pouvez prendre connaissance des outils numériques préconisés pour la continuité de vos activités professionnelles (enseignement, administration).
Votre attention est appelée sur les règles en vigueur en termes de sécurité informatique au sein de l’établissement.
Pour toute assistance technique (modalités de connexion au réseau distant via VPN, accès aux applications de gestion depuis votre domicile ou votre ordinateur personnel notamment), vous pouvez vous adresser au support informatique par courriel ou par formulaire web.
Puis-je poser des congés ? Annuler des congés programmés avant la crise ?
Oui, vous saisissez ou modifiez votre demande dans Agadir. Pour la pose de congé, la demande sera soumise à la validation de votre supérieur hiérarchique direct, habituel valideur de vos congés. Le règlement ARTT de l’établissement reste en vigueur pendant la période de confinement.
Je suis obligé d’aller faire des courses/des démarches sur mon temps de télétravail : quelle procédure ?
Avant de quitter votre domicile, vous informez votre supérieur hiérarchique par courrier électronique de votre sortie, et vous convenez d’un créneau de récupération du créneau horaire consommé.
Quelle est la procédure si je tombe malade ?
Vous consultez votre médecin traitant. Si votre état de santé nécessite un arrêt de travail, votre médecin l’établit comme d’habitude. Vous en informez votre supérieur hiérarchique, et lui faites parvenir votre avis d’arrêt de travail numérisé ou photographié dans les 48 heures suivant sa délivrance. Vous transmettrez, par ailleurs, l’original de votre avis d’arrêt de travail par voie postale, comme d’habitude.
Si je ne télétravaillais pas avant la crise, y a-t-il des démarches spécifiques à faire ?
Vous informez votre supérieur hiérarchique de vos horaires de travail et procédez aux aménagements nécessaires s’il y a lieu. Vous consultez la charte relative au télétravail et la note établie par la DRH sur le télétravail en période de confinement lié à la crise sanitaire que vous trouverez, ainsi que toutes les informations utiles dans Ernest (rubrique : Mon travail > Organiser mon activité).
Pour toute autre question, vous pouvez prendre l’attache de la DRH auprès d'Isabelle Froussart, chargée de carrières :
isabelle.froussart@unistra.fr ou drh-teletravail@unistra.fr
Puis-je réorganiser mes horaires (par exemple : je travaillais sur 4,5 jours, je me réorganise sur 5 jours) ?
Si vous avez besoin de réorganiser vos horaires de travail habituels, vous soumettez votre demande à votre supérieur hiérarchique, qui donnera suite en fonction des besoins du service dans le cadre du plan de continuité d’activité de votre structure.
Quelle est la démarche en cas d’accident en télétravail ?
Vous informez votre supérieur hiérarchique, qui vous transmettra le dossier de déclaration d’accident de service ou du travail. Vous le retourner Vous le retournez, numérisé ou photographié dans les 48 heures suivant son établissement à votre supérieur hiérarchique ou à la DRH (rachida.elarbaoui@unistra.fr et v.rebjock@unistra.fr), sous la forme de pièce jointe à un courrier électronique ; vous transmettez par ailleurs l’original par voie postale à la DRH.
Comment prévenir les risques au travail (l’ergonomie du poste de travail, l’organisation du temps de travail, la gestion du stress, son rôle en cas d’encadrant, travailleur isolé, etc.) ?
Que vous soyez en télétravail, ou que vous fassiez partie des très rares équipes mobilisées sur site dans le cadre du plan de continuité d’activité, vous trouverez les informations utiles en matière de prévention (consignes, conseils, bonnes pratiques) sur la prévention des risques au travail en période de confinement.
Pour d’autres questions éventuelles, vous pouvez aussi prendre l’attache de :
Claude Geist, conseiller de prévention et du Dr Stéphanie Scarfone, médecin de prévention, par courriel.
Quid du traitement des factures (free-lance, entreprises extérieures) ?
Vous informez vos prestataires de votre situation pour le traitement des prestations dans les meilleurs délais, en fonction de l’organisation du travail mise en place dans votre structure dans le cadre du plan de continuité d'activité.
Vais-je être payé ? Selon le calendrier habituel ? En totalité si je travaille de façon partielle ? Et mes vacations ? Avec mes primes/sans mes primes ?
Oui, l’établissement a pris des mesures qui permettent le versement de votre rémunération. Les modalités sont fonction de votre situation statutaire :
- si vous faites partie des personnels titulaires et contractuels en CDD ou CDI, rémunérés de manière récurrente mensuellement : oui, le dispositif mis en œuvre par l’établissement, en lien avec les services de son prestataire public de paie, vise à garantir la paye (rémunération principale et accessoire récurrents) des personnels titulaires et contractuels pour les mois de mars, avril et mai, sur la base des informations connues en mars.
- Si vous êtes vacataire* ou contractuel étudiant : dans le cadre des dispositifs de continuité de service des différentes structures (services, directions, composantes de formation, unités de recherche), un dispositif d’urgence de proposition dérogatoire de paiement en période de crise sanitaire liée au Covid-19 a été mis en place par l’établissement afin de permettre la continuité de paiement des personnes dont la situation est la plus précaire et/ou des personnes contribuant de manière prioritaire à assurer la continuité pédagogique. Il est ainsi proposé aux structures de renseigner dans un format dédié les informations minimales nécessaires au paiement des situations jugées prioritaires, et d’adresser ce format par voie électronique à la DRH (jessie.philippi@unistra.fr) pour prise en compte sous forme d'acompte.
- Deux cas de figures sont possibles :
- Vous avez déjà fait l'objet d'un paiement et aucun changement n'est intervenu depuis le dernier paiement ; dans ce cas, les renseignements mentionnés ci-dessus suffisent au traitement de votre paye ;
- Vous n'avez jamais fait l'objet d'une prise en charge par la DRH ou des changements sont intervenus depuis le dernier paiement dont vous avez bénéficié ; dans ce cas, il faudra aussi joindre les pièces suivantes, selon la nature du changement : une copie numérisée de votre fiche de renseignement, de votre RIB, de votre carte nationale d'identité et de votre carte Vitale.
Une régularisation de ces situations exceptionnelles en paie sera opérée lorsque le fonctionnement normal de vos structures et de la DRH seront rétablis.
* Les vacataires sont les Chargés d’enseignement vacataires (CEV), Agents temporaires vacataires (ATV) et vacataires administratifs et techniques, rémunérés à l’acte ou à la tâche, de manière horaire, sur présentation d’un état de service fait.